清收工作管理办法
清收工作管理办法
一、 目的
为解决客户迟付、拖欠、拒付各种往来款项的情况，通过有效的清收工作，提高应收账款的回收率，降低坏账损失，保障公司的现金流稳定，同时加强对公司客户信用管理、规范清收工作过程管理，减少公司信用风险，提高财务管理水平，依据现行国家相关法律、法规，成立清收工作组并制订本办法。
二、 范围
本制度适用于 有限公司及其所有分子公司。
三、 术语和定义
1. 应收欠款是指相关法人、自然人与本单位签订的各类合同（协议）中，根据其中的约定应收取的各类款项，欠款主要包括应收货款、预付货款、投标保证金、履约保证金等。
2. 清收成员小组：隶属于清收组下，由清收组设立的为分配不用清收阶段不同清收工作而成立的成员小组，分别为清收业务组、清收非业务组、清收法务组。各小组组长由清收组组长指定，领导各成员小组开展相关清收工作，亦为清收组副组长。
3. 清收客户：根据本轮清收方针政策而纳入清收范围的客户。清收方针根据公司发展阶段及发展情况而定因此每轮清收纳入清收客户的标准由所差异。
四、 职责
1. 总经理：审批公司整体清收方案计划及激励政策、审阅清收组工作总计及汇报，对清收工作提出指导性建议与要求。
2. 清收组：清收组为公司非常设组织，为处理公司逾期应收账款而成立的临时性组织；
（2） 清收组处理逾期账款的范围包括：款项逾期超出1年应付账款；账款逾期且超出公司规定客户的信用期限及信用额度；账款逾期且因可能因客户经营而导致无法清偿的账款等逾期且有新的情况可能会导致回款难度增大的款项；
（2） 清收组应定期组织清收会议、安排清收工作、跟踪全部清收进度、进行清收指导、制定清收方案计划及激励政策、审议通过各成员小组清收方案、对清收组组员进行日常考核等为完成公司清收任务所进行的一系列清收管理职责。
（3） 组织协调各成员小组及人员；
（4） 向总经理进行汇报清收工作总结汇报
（5） 拟写、修订本本法并提请总经理审批，严格执行本办法；
1. 清收组组长：
（6） 为清收组领导者，负责组内人员的日常管理包括工作安排、清收工作考核、激励分配及调剂等；
（7） 协助部门经理制定清收策略和计划，并分配任务；
（8） 对组内成员进行业务指导和培训，提高整体清收水平；
（9） 督促哥成员小组并跟进清收进度，确保完成清收目标；
（10） 及时处理清收过程中出现的问题，并与相关部门沟通协调；
（11） 定期向总经理汇报工作情况，并提出改进建议。
1. 业务清收组：
（12） 处理业务清收期间内客户账款的清收工作，包括但不限于现场跟催、发函跟催、上门跟催、电话短信微信跟催，并及时根据清收组要求反馈欠跟催进展及情况，如发函及时归纳函证档案并留存客户函证签收信息及相关证明资料；
（13） 拟写并制定本成员小组具体清收方案，经清收组审议，清收组组长审批通过后生效；
（14） 如实填写清收日志、函件跟踪信息等按照清收信息化要求保留相关跟催信息；
（15） 提供准确的清收客户基本信息，包括但不限于客户联系人、客户地址、客户联系方式、客户商业规模信誉、拖欠货款原因等所有有助于清收工作的客户相关信息；
（16） 配合其他成员小组处理清收款项相关工作，包括但不限于及时准备并移交案件证据资料、如实反馈业务事实情况等满足其他成员小组清收工作需求；
（17） 对业务人员进行清收技巧、清收基本知识、账款风险意识等相关培训，提升公司业务团队对账款风险的把控、客户沟通技巧以及甄别客户资质等工作能力；
（18） 定期向清收组、清收组组长、业务分管领导汇报清收工作进展及工作总结，定期复盘清收工作中的经验与教训并向清收组成员进行分享；
（19） 坚决执行本办法、各组清收方案，遵守公司各项清收政策，按清收计划有序推进清收工作。
1. 非业务清收组：
（20） 在非业务清收阶段及期间，对业务清收回款困难的客户进行清收，清收方式包含不限于现场跟催、发函跟催、上门跟催、电话短信微信跟催，并及时根据清收组要求反馈欠跟催进展及情况，如发函及时归纳函证档案并留存客户函证签收信息及相关证明资料；
（21） 如实填写清收日志、函件跟踪信息等按照清收信息化要求保留相关跟催信息；
（22） 补充提供准确的清收客户基本信息，包括但不限于客户联系人、客户地址、客户联系方式、客户商业规模信誉、拖欠货款原因等所有有助于清收工作的客户相关信息；
（23） 配合其他成员小组处理清收款项相关工作，包括但不限于及时准备并移交案件证据资料、如实反馈清收客户事实情况等满足其他成员小组清收工作需求；
（24） 对非业务人员进行非业务清收技巧、清收基本知识、账款风险意识等相关培训，提升公司业务团队对账款风险的把控、客户沟通技巧以及甄别客户资质等工作能力；
（25） 定期向清收组、清收组组长、分管领导汇报清收工作进展及工作总结，定期复盘清收工作中的经验与教训并向清收组成员进行分享；
（26） 拟写并制定本成员小组具体清收方案，经清收组审议，清收组组长审批通过后生效；
（27） 坚决执行本办法、各组清收方案，遵守公司各项清收政策，按清收计划有序推进清收工作。
1. 法务清收组：
（28） 在非业务清收阶段及期间，对业务清收回款困难的客户进行清收，清收方式包含不限于现场跟催、发函跟催、上门跟催、电话短信微信跟催、诉讼跟催，其中法务函跟催、律师函跟催以及诉讼跟催为法务组跟催主要手段，及时根据清收组要求反馈欠跟催进展及情况；
（29） 为清收组及各成员小组提供专业法律指导与支持；
（30） 补充提供准确的清收客户基本信息，包括但不限于客户联系人、客户地址、客户联系方式、客户商业规模信誉、拖欠货款原因等所有有助于清收工作的客户相关信息；
（31） 配合其他成员小组处理清收款项相关工作，例如协助拟写还款相关协议等；
（32） 对法务人员进行法务清收技巧、清收基本知识、账款风险意识等相关培训，提升公司业务团队对账款风险的把控、客户沟通技巧以及甄别客户资质等工作能力；
（33） 定期向清收组、清收组组长、分管领导汇报清收工作进展及工作总结，定期复盘清收工作中的经验与教训并向清收组成员进行分享；
（34） 拟写并制定本成员小组具体清收方案，经清收组长审批通过后生效；组审议，清收组；
（35） 对于业务清收、非业务清收困难的客户或者出现紧急情况需要立即清收的客户进行诉讼清收，进行一系列诉讼程序包含但不限于准备分析诉讼条件、确定诉讼方案、准备诉讼资料、诉讼立案、参加庭审、调解等行诉讼程序，对于未主动履行生效文书的清收客户应及时向管辖法院申请执行并持续跟进执行进度直至执行完毕之日止；
（36） 法务清收阶段应向清收客户发出律师催款函，按照合作律师事务所的要求为其出具律师函提供相应资料及流程、手续；发出律师函后及时进行归档备案并及时跟进案件签收情况，留存函件送达证据材料，及时向收到函件的清收客户进行跟催；
（37） 坚决执行本办法、各组清收方案，遵守公司各项清收政策，按清收计划有序推进清收工作。
1. 清收支持组：属于清收组重要组成部分发挥着关键作用其职责如下：
（38） 完善清收信息化建设：致力于搜集、归纳清收工作记录；清收证据信息化保存，便于清收组组员留存、查阅与调取清收资料及数据；协调清收各阶段成员小组之间相互配合与协作，提高清收效率，避免出现清收工作盲区或者清收工作堵点两种极端情况；汇总并分析清收电子信息、数据，制作清收进度看板为清收组成员、各部分管领导以及总经理把控各自管辖范围内清收工作提供依据。
（39） 清收组日常管理：定期组织会议召开与会议记录工作、执行清收激励及考核工作等相关清收管理工作事项；
（40） 规范公司应收管理:促进公司客户信用管理；优化公司业务合同履行过程跟踪，落实公司货款按照合同约定执行；提升公司业务客户档案管理、业务档案管理、完善合同履行证据链；对公司业务人员开展应收培训等工作用以提升公司应收账款周转率以及良性运转工作：
（41） 应收账款核对与分析：日常催收对账、提供账款明细、审核催款函件信息、清收客户还款能力分析及分类，清收账款分析及分类为个阶段清收工作提供坚实基础。
（42） 诉讼清收支持：诉讼情形分析及分类、搜集诉讼相关资料、制作移交清单、补充资料的搜集与协调、协助拟写协议等工作为诉讼清收做坚实基础。
（43） 清收工具及资源的创新与维护：进行清收技巧培训；维护并不断优化清收函件模版、话术模版；客户情况查询途径及手段等不断创新清收工作方式方法，提升清收工作效率。
五、 流程
1. 清收组组织架构及人员配备
（2） 清收组及清收组组长：由公司总经理决定是否成立清收组，成立时间并指定清收组组长人选，同时抄送公司董事长。清收组全面负责公司清收工作，清收组组长为清收组最高领导，向公司总经理负责。
（2） 清收组组成：清收组由业务部门（含业务人员及销管人员）、审计部门、财务部门、法务部门共同组成，并分别成立隶属于清收组的成员小组，分别为业务清收组、非业务清收组、法务清收组、清收支持组。
（3） 清收组副组长：清收组副组长由清收组组长任命，负责管理清收组各成员小组开展清收工作，执行清收组组长安排的工作。
（4） 清收组组员：清收组副组长可决定管辖范围内成员小组组员人选，并提报清收组组长审批通过后方可开展相关清收工作。清收组员应按照副组长安排有序开展清收工作。
1. 清收组工作流程：
（5） 清收方针的确立：由清收组组长制定并提报总经理审批通过；
（6） 清收组清收方案：由清收组组长确定并抄送总经理审阅，该方案包括本轮清收时效、清收范围、本轮清收微观目标、公司清收宏观目标阶段性完成进展、清收方式、个阶段性清收时间分配、清收组人员任命、清收激励政策及其他清收工作实施内容；
（7） 不同阶段清收工作方案：由清收副组长拟写制定并提请清收组组长审批通过后方可实施，该方案包含本阶段清收范围、清收方式、清收流程及审批权限、清收支持工作内容以及其他清收成员小组实施清收工作内容、方法、途径、需求及协调配合等具体方案；
（8） 公司清收工作阶段：可分为业务清收阶段、非业务清收阶段、法务清收阶段、清收支持贯穿整体清收工作各阶段；
（9） 清收总结及汇报：分为日常清收总结、阶段性清收总结、整体清收总结。日常清收总结由组员分别向各副组长进行汇报，信息化作为辅助提供依据；阶段性清收总结在各阶段结束后需各阶段副组长向清收组组长进行汇报；整体清收总结在本轮清收结束后由清收组同意向总经理进行汇报。
六、 清收工作方针
1. 清收工作宗旨：要聚焦于维护公司资金安全、优化资金流转、提升客户信誉管理、法律风险控制以及增强公司持续盈利能力；
2. 清收工作目标：公司清收工作目标分为宏观目标与微观目标；
（2） 公司清收宏观目标：提升公司应收周转率，逐步减少公司逾期付款业务，保障公司资金安全，该目标属于公司长期目标且不因清收组的成立或者解散而转变，公司总经理及各部门均应以该目标为己任，积极推进相关工作；
（2） 公司清收微观目标：本轮清收应完成回款目标，具体详见每轮清收启动时制定的清收方案；
七、 清收组工作流程
1. 清收启动准备工作流程：
（2） 清收组组长召开清收启动会，清收组成员全部参加，总经理可列席参会；
（2） 整理欠款的类别、数额、欠款时间，对清收客户进行分类，明确清收客户的难易程度；
（3） 优化清收信息化，提升清收信息化建设，提高清收效率，避免清收盲区及清收堵点，提高清收组各成员协同效率，无纸化清收档案建设；
（4） 明确清收目标，清收时限，进行清收任务分配；
（5） 各清收成员组明确各阶段清收方案，并进行沟通便于后续协同工作；
1. 清收实施工作流程：
（6） 清收客户信息汇总：包含但不限于财务账款明细、清收客户联系方式、清收客户信用情况、清收客户拖欠原因及其他实际业务情况影响业务回款的信息；
（7） 业务处理阶段对清收客户进行批量跟催与摸排，跟踪情况如实填写清收日志；
（8） 非业务处理阶段对清收客户进行批量发函，并跟踪函件签收情况，及时归档函件信息及签收证明，在函件明确回复期限内及时跟催并将跟催结果填写至函件信息跟踪单；
（9） 法务处理阶段：
对清收客户批量发律师函，并跟踪函件签收情况，及时归档函件信息及签收证明，在函件明确回复期限内及时跟催并将跟催结果填写至函件信息跟踪单；
律师函无果或者未清偿完毕的客户可通过诉讼方式进行清收，诉讼方式清收流程详见法务清收方案；
（10） 上述处理阶段原则上按照清收组方案确定的阶段期间执行清收,若未到阶段清收期限到期前发现私下跟催回款难度较大，可有副组长提请清收组组长审批提交其他阶段执行跟催；若清收阶段到期未清偿完毕，但认为不合适交由下一阶段处理的，应注明原因并明确承诺回款期限后经分管领导审批、清收组组长审批、大额需另行经总经理审批后方可延期至承诺回款时间，否则该清收客户将直接转入下一阶段进行清收。详细审批权限详见本轮清收清收组以及清收成员小组清收方案执行。
（11） 清收完成标志如下：不论支付方式，客户支付全部货款；客户以物抵债签订书面还款协议并按协议交付标的；三方抹账并签订书面协议；债务折让签订书面协议并按协议支付货款；延期付款签订协议并按协议约定清偿货款。以上方式除即时清偿的情形，后续均需长期跟进还款进度是否按照约定方式进行。
八、 清收档案
1. 清收档案包含但不限于清收跟踪信息、客户信息、联系人信息、清收函件相关、清收诉讼相关、业务证据资料、财务发票凭证等；
2. 清收邮寄函件及后续跟催档案资料：
（2） 基础资料：基础案件证据材料（如需）、财务确认清收款项明细、函件电子版（Word）、盖章版扫描件（PDF）、邮寄快递单号、面单照片、快递物流详情（签收信息）等；
（2） 后续跟催档案：电话、短信、微信跟催产生的原始记录不得删除、并及时截图、录音保存归档；双方往来函件保留原件、扫描件；以及其他跟催过程中产生的新证据资料及时进行归档；
1. 诉讼清收档案资料：
（3） 起诉状、证据目录、证据资料（区分已向法院提交）、委托代理手续（盖章版电子保留）、答辩状、传票、庭审笔录（不强制留存根据法院要求）、调解书、判决书、裁定书等诉讼中产生的全部文书资料均需及时保留；
（4） 案件结束后需对上述诉讼资料按照档案目录进行统一归档；
1. 上述档案均需电子版、纸质版各一份进行归档存放
九、 强化监控
在加强清收的同时，要对欠款大户实施重点监控，对欠款10万元以上的欠款人，要作为重点欠款监控对象，通过建立目标责任制、专人包户等措施，加大监控力度；推动清收工作顺利进行。
十、 清收激励
详见具体的清收工作方案。
十一、 清收工作需要注意的事项及要求
1. 清收人员应在清收工作领导小组的领导下开展清收工作。
2. 在清收工作过程中，清收人员应对其清收行为的合法性负全责，要处理好与清收对象的长远关系，避免短期行为，及时将各阶段工作情况反馈单位清收工作领导小组及公司相关部门。
十二、 其他
本办法未尽事宜详见本轮清收工作相关方案，本办法与有关法律法规、规范性文件不一致的，以有关法律法规、规范性文件为准。
十三、 实施
1. 本办法由清收组负责拟定并解释。
2. 本办法经总经理审批通过后生效实施。